Klachtenregeling

Onze cliënten verdienen hoogwaardige dienstverlening. Aan de kwaliteit van ons werk doen we daarom in principe nooit concessies. Met doortimmerde maatregelen en controles bewaken we onze kwaliteit, integriteit en resultaten.

Hebt u suggesties of wilt u (vermeende) misstanden melden? Dan kunt u deze melden via de Conclude klachtenmelding.

Conclude klachtenmelding

De Conclude klachtenmelding ondersteunt het melden van mogelijk illegaal, onethisch of anderszins onprofessioneel gedrag wanneer de normale wegen van communicatie daarover niet effectief of moeilijk toepasbaar zijn.

Waar kunt u een klacht over indienen?

U kunt een melding indienen over het rapporteren van zorgen die betrekking hebben op de hierna benoemde categorieën:

  • Financiële verslaggeving (accounting);
  • Interne controle (internal accounting controls);
  • Externe accountantscontrole, inclusief onafhankelijkheid (auditing);
  • Bankfraude (banking crime);
  • Financiële fraude, incl. misbruik van Conclude-middelen (financial crime);
  • Omkoping, incl. giften (anti-bribery);
  • Naleving van wetgeving, gedrags- en beroepsregels (professional and other obligations).

Gebruik van de mogelijkheid om een klacht in te dienen over hiervoor genoemde onderwerpen is bedoeld voor meldingen die betrekking hebben op Conclude, zijn medewerkers of het bestuur.

De klachtenmelding is niet bedoeld voor het formeel melden door cliënten van klachten over de dienstverlening van Conclude. Voor dergelijke klachten is in de opdrachtbrief met betrekking tot de dienstverlening beschreven op welke wijze kan worden gehandeld.

Wijze van indienen van een klacht

Klachten kunnen op verschillende manieren ingediend worden:

  • Telefonisch via nummer (030) 2 333 480
  • Per e-mail aan het Compliance Office
  • Per post aan het volgende adres: 
    Conclude Accountants B.V. 
    T.a.v. Compliance Office
    Postbus 524 
    3500 AM Utrecht

Alle meldingen, ook de meldingen die per post worden verricht, worden vertrouwelijk behandeld op een wijze die past in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ter zake van bescherming van persoonsgegevens.

Wat gebeurt er met de melding?

De compliance officer verwerkt uw melding zo snel mogelijk. Deze wordt indien de klacht geen betrekking heeft op een bestuurslid, besproken met het bestuur van de organisatie. Voor klachten ten aanzien van bestuurleden wordt door de compliance officer direct contact gezocht met externe deskundigen.

Wanneer specialisten worden betrokken bij het onderzoeken van de melding zullen zij informatie over de aard en inhoud van de melding ter beschikking krijgen. Mogelijk kan hieruit de identiteit van de melder worden afgeleid. De melder moet hiermee bij het indienen van de melding rekening houden.